Baeza, KM0 y nuevos proyectos de Gestión del Conocimiento

Los pasados días 25, 26 y 27 de noviembre hemos llevado a cabo desde el Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP) el lanzamiento de la segunda edición del programa Embajadores/as del Conocimiento, tras una primera edición piloto con resultados muy satisfactorios de la que ya hablé en este post.

En esta ocasión se han seleccionado a 30 personas funcionarias (de 105 solicitudes) que, de manera totalmente voluntaria, han querido participar en la realización de proyectos de gestión del conocimiento transversales para toda la Junta de Andalucía.

El formato elegido ha sido en esta ocasión una formación residencial de dos días (comenzando un domingo, que ya tiene su mérito) de carácter participativo, muy inspirada en su diseño en las prácticas del art of hosting. Todo ello ha ocurrido en el marco incomparable de la ciudad de Baeza (Jaén), en las instalaciones de la Universidad Internacional de Andalucía (UNIA).

Desde un “speed meeting” nada más llegar, para que las personas, venidas de diferentes provincias de Andalucía y con una gran diversidad de áreas funcionales, edades, competencias y conocimientos, rompieran el hielo, hasta la elaboración de un primer canvas de proyecto, pasando por un World Café sobre la gestión del conocimiento o una Plaza de las Embajadas (prometo compartir más adelante el documento de cosecha de esta formación-acción, donde se expliquen las metodologías empleadas y todo lo aprendido), la convivencia ha arrojado el cumplimiento con creces de los dos objetivos fundamentales para la que se diseñó: crear una comunidad con un fuerte compromiso y vinculación, y lanzar proyectos de gestión del conocimiento.

El KM0

Debemos a Manel Muntada, en el entorno de las comunidades de práctica, el concepto de “momento cero” como ese compromiso previo con un proyecto por parte de los integrantes de un grupo impulsor. Lo hemos adoptado y adaptado a nuestros proyectos de gestión del conocimiento, con el consiguiente juego de palabras que acompaña al kilómetro cero en la vida de los proyectos (KM0: Knowledge Management 0). En nuestro caso, lo hemos formalizado con la construcción conjunta de un CANVAS de proyecto y su presentación al resto de grupos. En el plazo de unos meses nos gustará poder compartir la validez y continuidad del compromiso adquirido por todos/as.

Los proyectos

Si las intenciones iniciales por parte de la organización eran lanzar 5 proyectos de los 6 propuestos… la realidad ha superado las expectativas, pues se han puesto en marcha 7 proyectos de gestión del conocimiento:

  • Cambio generacional. Nuevas propuestas para mitigar el impacto del cambio generacional.
  • Revista digital Enred@2.0. Continuación con la edición de 3 nuevos números.
  • Curación de contenidos. Benchmarking sobre la Gestión del Conocimiento a nivel mundial, europeo y nacional.
  • Identificación del conocimiento crítico. Realización de un mapa del conocimiento crítico de la organización: qué sabemos, qué es importante, dónde está…
  • Impulso de la cultura audiovisual. Realización de videotutoriales para la ciudadanía y para la mejora de la comunicación interna de la organización.
  • Biblioteca humana. Entrevistas audiovisuales a personas con un conocimiento significativo de la organización.
  • Pilotaje de proyectos de gestión del conocimiento. Realización de un decálogo y una guía abierta para el impulso de proyectos de gestión del conocimiento.

Iremos dando cuenta de los avances de estas ilusionantes iniciativas.

La comunidad: embajadores/as del conocimiento

Más allá de los logros que se puedan conseguir con los productos entregables de los proyectos en los próximos meses, son objetivos tanto o más importante del programa:

  • Experimentar una nueva forma de trabajo, adecuada para construir una administración innovadora.
  • Transmitir lo aprendido y experimentado (de ahí lo de embajadores/as).

Lo vivido en Baeza ha superado con creces lo esperado. Hay mucho talento, muchas ganas de mejorar lo público y mucho entusiasmo que, convenientemente canalizado, y facilitando el camino en lugar de echar balones fuera, representan para muchas personas (me incluyo el primero) la ilusión de construir entre todos/as una administración a la altura de los tiempos.

Continuará… 😉

El valor de la gestión del conocimiento

“Gestión del conocimiento, sí, pero, ¿para qué?”. Esta frase se me quedó grabada cual mantra profesional en el otoño de 2016, cuando empezaba a atisbar un poco de qué iba esta disciplina. Dos años después, tras impulsar (con más intuición y pasión que con un Norte determinado) varios proyectos relacionados con la gestión del conocimiento, algún fracaso, varios éxitos, y sobre todo mucho aprendizaje en el camino, resulta que “voilá”, una experiencia concreta ha ampliado mis miras sobremanera.

Me explico. El pasado 29 de enero llevamos a cabo de la mano de Javier Martínez Aldanondo (Catenaria) un taller en Sevilla con dos partes: una primera sobre el valor de la gestión del conocimiento, y una segunda destinada a comenzar a trabajar la identificación del conocimiento crítico. Esta segunda parte está relacionada con uno de los proyectos que se impulsan desde del programa Embajadores/as del conocimiento 2018-2019, que impulsamos en la Junta de Andalucía.

text on shelfLa actividad grupal relacionada con la cuantificación de la gestión del conocimiento, (sin dar muchos detalles para mantener la curiosidad de quien no haya hecho aún talleres similares) consistió en llevar a cabo una tarea compleja, realizada en paralelo por varios grupos. Primero de manera aislada, y progresivamente compartiendo el conocimiento acumulado, se producen varias iteraciones, de manera que, tras el análisis final, nos vemos sorprendidos con que los resultados de cada grupo alcanzan un desempeño incremental de hasta el 600% respecto al inicio, a lo largo del proceso.

La gestión del conocimiento aumenta realmente la productividad de una organización. Y lo habíamos experimentado en persona.

No contentos con este aprendizaje (aprehendizaje como apuntaría acertadamente Reyes Boralla), en la sesión de la tarde nos adentramos en el mundo de la definición de mapas de conocimiento crítico de la organización. Este aprendizaje, que de manera faseada realizaremos hasta el mes de junio, nos aporta, en el pistoletazo de salida otra gran clave: el conocimiento crítico hay que ligarlo a los objetivos de la organización.curso_IAAP

Y es que, frente a la tarea titánica (y desconcertante) de identificar/aislar/definir/consensuar todo el conocimiento de nuestra administración, para seleccionar cuál es el más crítico y estudiar qué hacer con él, se nos ha abierto esta nueva óptica. Y es que no hay nada como aprender de los profesionales en lugar de reinventar lo ya reinventado varias veces con anterioridad 😉

Ahora bien… ¿cuáles son los objetivos (reales) de nuestra organización? Éste es el reto a dilucidar en los próximos meses. Promete ser una experiencia apasionante.

Seguiré compartiendo los avances.

Hasta pronto.

Art of Hosting, prácticas participativas y AA.PP.

Ha llegado la hora de contar mi experiencia con el “Art of Hosting”, como anticipaba en el post Reuniones productivas: el arte de conversar.

EL DESCUBRIMIENTO

Empecemos por el principio: en mayo de 2017 tuve la oportunidad de asistir como alumno a una formación denominada “Participatory Leadership” en Bruselas, junto con unas 40 personas trabajadoras de la Comisión Europea. Bajo este nombre (liderazgo participativo) me imaginaba de antemano algo parecido a otras experiencias de formación que ya había experimentado, centradas en trabajar competencias profesionales de liderazgo.

Sin embargo, durante los 3 días que estuvimos mi compañera Paz Sánchez y yo en dicha acción formativa, experimentamos algo muy diferente. De una manera muy natural, sencilla, casi sin estrés, practicamos diversas técnicas participativas (círculo, pieza del habla, World Café, Open Space, Appreciative Inquiries, etc) en las que vimos cómo varias decenas de personas colaboraban para construir objetivos comunes, o diseñar soluciones a problemas complejos.38_caordico

No creo ser capaz de describir la experiencia con palabras, porque se trata precisamente de eso, de una práctica. Se trata del Art of Hosting (podríamos traducirlo como el arte de anfitrionar). Hay que vivirlo, vivenciarlo, para entender la dimensión de lo que significa participar plenamente, extraer la inteligencia colectiva de un grupo humano, o qué es el espacio caórdico. Y practicar, y seguir practicando. Practicar y aprender practicando cómo mantener conversaciones realmente productivas.

Porque, “¿y si todos los problemas del mundo se debiesen a conversaciones que no han tenido lugar?”

TRASLADO AL SUR

De aquella experiencia vinimos convencidos de que había que tratar de trasladar esta forma de trabajar de manera colaborativa, adaptada a nuestro entorno, a una administración pública de una región del sur de Europa… casi nada.

Nos pusimos manos a la obra y tras casi 6 meses de intenso trabajo definiendo qué queríamos exactamente, de la mano de algunas de las personas con las que estuvimos en Bruselas (Linda Joy Mitchel), y con nuevos compañeros de viaje (Mª Claudia Herrera, Carolina Escobar, Rowan Simonsen y Zulma Patarroyo), conseguimos dar forma a nuestra particular versión del Art of Hosting.

Lo llamamos El Arte de la Innovación Colaborativa, y del 13 al 15 de marzo de 2018, 45 personas de la administración de la Junta de Andalucía tuvieron (tuvimos) la oportunidad de aprender a participar, a construir de manera colaborativa, a dar respuesta a preguntas y retos complejos… y todo ello practicando desde el primer momento. Todas las personas fueron animadas a quedarse tras la celebración de cada sesión para preparar, conjuntamente entre todas, las prácticas de los días siguientes. Nuestra versión también contó con aprendizajes sobre metodologías ágiles (SCRUM, Kanban), que le dio un sabor especial, alineado con el impulso de la innovación pública que hacemos desde el IAAP.20_espacioAbierto

Parece ser que ha sido la primera vez que se ha realizado este tipo de formación en una administración púbica en España, por lo que estamos bastante entusiasmados con lo de ser pioneros, la verdad. Ahora queremos contar lo vivido a todo el mundo :-D.

 

¿QUE PASÓ DESPUÉS?

Actualmente las personas que participamos en esta primera edición seguimos en contacto mediante círculos de coaching de 4-5 componentes, que periódicamente nos reunimos para comentar cómo van las prácticas personales, ayudarnos en proyectos individuales e incluso poner en marcha iniciativas conjuntas.

Muchas personas hemos adoptado prácticas sencillas como el kanban para el seguimiento de tareas, o la pieza del habla para moderar reuniones o videoconferencias. Algunos van (vamos) más allá y aplican técnicas de recopilación del conocimiento colectivo para construir programas y proyectos._MG_7647 daimafotoesencia

Es nuestra intención diseminar este conocimiento a lo largo y ancho de la Junta de Andalucía, y ya estamos en marcha diseñando las próximas ediciones. Pensamos que implica un cambio real a la hora de trabajar, orientado a construir una administración más adaptada a los retos y demandas actuales, aprovechando al máximo el activo realmente importante de la organización: las personas y su conocimiento.

REFERENCIAS

CRÉDITOS

  • Imagen de cabecera: Colleen Stevenson Graphics.
  • Resto de imágenes correspondientes al taller “El Arte de la Innovación Colaborativa”, celebrado los días 13 al 15 de marzo de 2018 en el Instituto Andaluz de Administración Pública.

Gestión del Conocimiento: compartir como si lo fuesen a prohibir…

Contenidos

  1. Los comienzos
  2. ¿Qué entendemos por Gestión del Conocimiento?
  3. Retos y problemas a resolver
  4. Líneas de actuación
  5. Red de Gestores del Conocimiento de la Junta de Andalucía
  6. Conclusiones

En julio de 2016 aterricé en mi actual puesto de trabajo, en el Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP). No es la primera vez que comienzo de cero, ya que he tenido la suerte de cambiar varias veces el norte de mi navegación en la administración pública andaluza.

Sin embargo, esta vez hubo algo especial. Es la primera vez que un superior jerárquico (nos encanta esta denominación más que la de jefe, no sabría decir por qué) me dio varios meses para estudiar (benchmarking suena mejor), antes de acometer una nueva área de competencias (sin dejar de atender el día día existente, claro, todo no iba a ser perfecto). En efecto, el reto era comenzar con la “Gestión del Conocimiento” (GC o KM en adelante) en la Junta de Andalucía. Casi nada…

Los comienzos

Dispuestos a acometer tamaña tarea, mi compañera Reyes Boralla y yo comenzamos a investigar qué se hacía por el mundo (nos gusta mucho la línea que llevan en el gobierno australiano), que se pareciera en algo a eso de la Gestión del Conocimiento.

Si hay un nombre en España asociado a la Gestión del Conocimiento, es el de Jesús Martínez Marín (y su proyecto más emblemático, Compartim). Tras leer ampliamente sus publicaciones, nos conocimos en el Seminario de Gestión del Conocimiento Intergeneracional (San Sebastián, 2016), donde entramos en contacto con el resto de “#1” del KM: Javier Martínez Aldanondo (Catenaria), Mikel Gorriti (Gobierno Vasco), John Murphy (Civil Service UK) y Klaus North (Wiesbaden Business School, Alemania), entre otros.

¿La gran conclusión de aquél encuentro?: Gestión del Conocimiento sí, pero, ¿para qué? Es decir, dejemos de lado el “palabro” y centrémonos en qué problemas queremos resolver, antes de empezar a aplicar técnicas, planes, estrategias y antes de acometer proyectos.

Así que, tras la consiguiente saturación documental (no hay nada como unir a una documentalista y un teleco) de tantas fuentes de información, decidimos elaborar un primer documento base, donde poner en negro sobre blanco qué queríamos hacer. Y salieron cosas como éstas:

¿Qué entendemos por Gestión del Conocimiento?

Podemos definir la GC en nuestro caso como el conjunto de estrategias, proyectos, actuaciones e iniciativas destinadas a mejorar la productividad del personal al servicio de la administración pública, mediante un uso eficiente del conocimiento existente, individual y colectivo, tangible-explícito (datos, documentos,…) e intangible-tácito
(experiencia, capacidades,…).

Partiendo de la definición básica anterior, la filosofía de la GC consiste en estar en Beta permanente. Es decir, a medida que se van implementando iniciativas KM, éstas se evalúan, corrigen, mejoran, se desechan y se trascienden sobre la marcha. Los proyectos estarán vivos y serán cambiantes desde su comienzo, porque es la mejor forma de adaptarse progresiva y paulatinamente a los objetivos buscados.

La GC debe necesariamente hacer un uso intensivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), base de la conectividad y la cultura de compartir de la actual Sociedad de la Información y el Conocimiento. Ahora bien, la GC no debe centrarse en el diseño de herramientas tecnológicas, sino en resolver problemas. Gestión del Conocimiento sí, pero, ¿para qué?, ¿qué queremos resolver o qué pretendemos mejorar con la GC?

Retos y problemas a resolver

  • Concursos de traslado. Movimientos masivos de personas en nuestra organización.
  • Jubilaciones. Pérdida de conocimiento de la organización.
  • Nuevas incorporaciones. Transmitir valores de lo público e importar nuevas formas de hacer.
  • Falta de comunicación. Necesidad de un enfoque funcional hacia la cultura del compartir.
  • Duplicidad del trabajo. ¿Alguien ha hecho anteriormente lo que yo empiezo ahora?
  • El problema del “No sé ———–, ¿Alguien sabe?”. Localizar el conocimiento y quién lo tiene.

Líneas de actuación

Para abordar estos problemas, hemos definido unas líneas de actuación que, con carácter general, están siendo el motor para el desarrollo de los proyectos de Gestión del Conocimiento:

  • Crear redes de personas. Poner en contacto personas que se necesitan (aunque no lo sepan), que se pueden aportar mutuamente, que pueden servir de referencia, etc.
  • Implantar la cultura de compartir. “La información es poder, pero solo si se comparte” podría ser el lema de esta línea de actuación. Se hace necesario compartir, enseñar, mostrar, contar, expandir de alguna forma el conocimiento que atesoran todas y cada una de las personas de la organización.
  • Aumentar el intercambio de ideas en la Administración. Existen ideas buenas, ideas que pueden servir a otras personas, opiniones que valen para hacer aflorar las ideas en un proyecto ajeno, o proyectos que tienen sentido en lugares diferentes a los que fueron ideados.

Red de Gestores del Conocimiento de la Junta de Andalucía

Se inicia en mayo de 2017, con la idea de establecer una red de personas colaboradoras del IAAP, encargadas de estudiar e implantar proyectos de GC en la Junta de Andalucía. Las actividades que realiza este colectivo son:

  • Reflexionar conjuntamente sobre la GC en la organización, los problemas a resolver y proponer soluciones.
  • Prospectiva y actualización permanente de conocimientos (Benchmarking). Qué hacen otros y qué podríamos aplicar en nuestra organización.
  • Puesta en marcha de iniciativas y proyectos de KM transversales para toda la Junta de Andalucía.
  • Proponer formación permanente en este nuevo ámbito de la GC, tanto para la propia Red de Gestores, como para el resto de la organización.

Sobre esta red de gestores del conocimiento (los Embajadores del Conocimiento) hay mucho que contar. Y será contado más adelante… 😉

Conclusiones

En este primer año de rodaje he aprendido mucho, y estamos construyendo redes y proyectos, de los que iré hablando más adelante en este blog.

Y sobre todo este proceso, me queda la siguiente enseñanza: el conocimiento hay que compartirlo. Siempre, por si acaso; ante la duda, compartir.

Y por eso lo comparto contigo en este momento 🙂

¡Hasta pronto!