Art of Hosting, prácticas participativas y AA.PP.

Ha llegado la hora de contar mi experiencia con el “Art of Hosting”, como anticipaba en el post Reuniones productivas: el arte de conversar.

EL DESCUBRIMIENTO

Empecemos por el principio: en mayo de 2017 tuve la oportunidad de asistir como alumno a una formación denominada “Participatory Leadership” en Bruselas, junto con unas 40 personas trabajadoras de la Comisión Europea. Bajo este nombre (liderazgo participativo) me imaginaba de antemano algo parecido a otras experiencias de formación que ya había experimentado, centradas en trabajar competencias profesionales de liderazgo.

Sin embargo, durante los 3 días que estuvimos mi compañera Paz Sánchez y yo en dicha acción formativa, experimentamos algo muy diferente. De una manera muy natural, sencilla, casi sin estrés, practicamos diversas técnicas participativas (círculo, pieza del habla, World Café, Open Space, Appreciative Inquiries, etc) en las que vimos cómo varias decenas de personas colaboraban para construir objetivos comunes, o diseñar soluciones a problemas complejos.38_caordico

No creo ser capaz de describir la experiencia con palabras, porque se trata precisamente de eso, de una práctica. Se trata del Art of Hosting (podríamos traducirlo como el arte de anfitrionar). Hay que vivirlo, vivenciarlo, para entender la dimensión de lo que significa participar plenamente, extraer la inteligencia colectiva de un grupo humano, o qué es el espacio caórdico. Y practicar, y seguir practicando. Practicar y aprender practicando cómo mantener conversaciones realmente productivas.

Porque, “¿y si todos los problemas del mundo se debiesen a conversaciones que no han tenido lugar?”

TRASLADO AL SUR

De aquella experiencia vinimos convencidos de que había que tratar de trasladar esta forma de trabajar de manera colaborativa, adaptada a nuestro entorno, a una administración pública de una región del sur de Europa… casi nada.

Nos pusimos manos a la obra y tras casi 6 meses de intenso trabajo definiendo qué queríamos exactamente, de la mano de algunas de las personas con las que estuvimos en Bruselas (Linda Joy Mitchel), y con nuevos compañeros de viaje (Mª Claudia Herrera, Carolina Escobar, Rowan Simonsen y Zulma Patarroyo), conseguimos dar forma a nuestra particular versión del Art of Hosting.

Lo llamamos El Arte de la Innovación Colaborativa, y del 13 al 15 de marzo de 2018, 45 personas de la administración de la Junta de Andalucía tuvieron (tuvimos) la oportunidad de aprender a participar, a construir de manera colaborativa, a dar respuesta a preguntas y retos complejos… y todo ello practicando desde el primer momento. Todas las personas fueron animadas a quedarse tras la celebración de cada sesión para preparar, conjuntamente entre todas, las prácticas de los días siguientes. Nuestra versión también contó con aprendizajes sobre metodologías ágiles (SCRUM, Kanban), que le dio un sabor especial, alineado con el impulso de la innovación pública que hacemos desde el IAAP.20_espacioAbierto

Parece ser que ha sido la primera vez que se ha realizado este tipo de formación en una administración púbica en España, por lo que estamos bastante entusiasmados con lo de ser pioneros, la verdad. Ahora queremos contar lo vivido a todo el mundo :-D.

 

¿QUE PASÓ DESPUÉS?

Actualmente las personas que participamos en esta primera edición seguimos en contacto mediante círculos de coaching de 4-5 componentes, que periódicamente nos reunimos para comentar cómo van las prácticas personales, ayudarnos en proyectos individuales e incluso poner en marcha iniciativas conjuntas.

Muchas personas hemos adoptado prácticas sencillas como el kanban para el seguimiento de tareas, o la pieza del habla para moderar reuniones o videoconferencias. Algunos van (vamos) más allá y aplican técnicas de recopilación del conocimiento colectivo para construir programas y proyectos._MG_7647 daimafotoesencia

Es nuestra intención diseminar este conocimiento a lo largo y ancho de la Junta de Andalucía, y ya estamos en marcha diseñando las próximas ediciones. Pensamos que implica un cambio real a la hora de trabajar, orientado a construir una administración más adaptada a los retos y demandas actuales, aprovechando al máximo el activo realmente importante de la organización: las personas y su conocimiento.

REFERENCIAS

CRÉDITOS

  • Imagen de cabecera: Colleen Stevenson Graphics.
  • Resto de imágenes correspondientes al taller “El Arte de la Innovación Colaborativa”, celebrado los días 13 al 15 de marzo de 2018 en el Instituto Andaluz de Administración Pública.

Gestión del Conocimiento: compartir como si lo fuesen a prohibir…

Contenidos

  1. Los comienzos
  2. ¿Qué entendemos por Gestión del Conocimiento?
  3. Retos y problemas a resolver
  4. Líneas de actuación
  5. Red de Gestores del Conocimiento de la Junta de Andalucía
  6. Conclusiones

En julio de 2016 aterricé en mi actual puesto de trabajo, en el Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP). No es la primera vez que comienzo de cero, ya que he tenido la suerte de cambiar varias veces el norte de mi navegación en la administración pública andaluza.

Sin embargo, esta vez hubo algo especial. Es la primera vez que un superior jerárquico (nos encanta esta denominación más que la de jefe, no sabría decir por qué) me dio varios meses para estudiar (benchmarking suena mejor), antes de acometer una nueva área de competencias (sin dejar de atender el día día existente, claro, todo no iba a ser perfecto). En efecto, el reto era comenzar con la “Gestión del Conocimiento” (GC o KM en adelante) en la Junta de Andalucía. Casi nada…

Los comienzos

Dispuestos a acometer tamaña tarea, mi compañera Reyes Boralla y yo comenzamos a investigar qué se hacía por el mundo (nos gusta mucho la línea que llevan en el gobierno australiano), que se pareciera en algo a eso de la Gestión del Conocimiento.

Si hay un nombre en España asociado a la Gestión del Conocimiento, es el de Jesús Martínez Marín (y su proyecto más emblemático, Compartim). Tras leer ampliamente sus publicaciones, nos conocimos en el Seminario de Gestión del Conocimiento Intergeneracional (San Sebastián, 2016), donde entramos en contacto con el resto de “#1” del KM: Javier Martínez Aldanondo (Catenaria), Mikel Gorriti (Gobierno Vasco), John Murphy (Civil Service UK) y Klaus North (Wiesbaden Business School, Alemania), entre otros.

¿La gran conclusión de aquél encuentro?: Gestión del Conocimiento sí, pero, ¿para qué? Es decir, dejemos de lado el “palabro” y centrémonos en qué problemas queremos resolver, antes de empezar a aplicar técnicas, planes, estrategias y antes de acometer proyectos.

Así que, tras la consiguiente saturación documental (no hay nada como unir a una documentalista y un teleco) de tantas fuentes de información, decidimos elaborar un primer documento base, donde poner en negro sobre blanco qué queríamos hacer. Y salieron cosas como éstas:

¿Qué entendemos por Gestión del Conocimiento?

Podemos definir la GC en nuestro caso como el conjunto de estrategias, proyectos, actuaciones e iniciativas destinadas a mejorar la productividad del personal al servicio de la administración pública, mediante un uso eficiente del conocimiento existente, individual y colectivo, tangible-explícito (datos, documentos,…) e intangible-tácito
(experiencia, capacidades,…).

Partiendo de la definición básica anterior, la filosofía de la GC consiste en estar en Beta permanente. Es decir, a medida que se van implementando iniciativas KM, éstas se evalúan, corrigen, mejoran, se desechan y se trascienden sobre la marcha. Los proyectos estarán vivos y serán cambiantes desde su comienzo, porque es la mejor forma de adaptarse progresiva y paulatinamente a los objetivos buscados.

La GC debe necesariamente hacer un uso intensivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), base de la conectividad y la cultura de compartir de la actual Sociedad de la Información y el Conocimiento. Ahora bien, la GC no debe centrarse en el diseño de herramientas tecnológicas, sino en resolver problemas. Gestión del Conocimiento sí, pero, ¿para qué?, ¿qué queremos resolver o qué pretendemos mejorar con la GC?

Retos y problemas a resolver

  • Concursos de traslado. Movimientos masivos de personas en nuestra organización.
  • Jubilaciones. Pérdida de conocimiento de la organización.
  • Nuevas incorporaciones. Transmitir valores de lo público e importar nuevas formas de hacer.
  • Falta de comunicación. Necesidad de un enfoque funcional hacia la cultura del compartir.
  • Duplicidad del trabajo. ¿Alguien ha hecho anteriormente lo que yo empiezo ahora?
  • El problema del “No sé ———–, ¿Alguien sabe?”. Localizar el conocimiento y quién lo tiene.

Líneas de actuación

Para abordar estos problemas, hemos definido unas líneas de actuación que, con carácter general, están siendo el motor para el desarrollo de los proyectos de Gestión del Conocimiento:

  • Crear redes de personas. Poner en contacto personas que se necesitan (aunque no lo sepan), que se pueden aportar mutuamente, que pueden servir de referencia, etc.
  • Implantar la cultura de compartir. “La información es poder, pero solo si se comparte” podría ser el lema de esta línea de actuación. Se hace necesario compartir, enseñar, mostrar, contar, expandir de alguna forma el conocimiento que atesoran todas y cada una de las personas de la organización.
  • Aumentar el intercambio de ideas en la Administración. Existen ideas buenas, ideas que pueden servir a otras personas, opiniones que valen para hacer aflorar las ideas en un proyecto ajeno, o proyectos que tienen sentido en lugares diferentes a los que fueron ideados.

Red de Gestores del Conocimiento de la Junta de Andalucía

Se inicia en mayo de 2017, con la idea de establecer una red de personas colaboradoras del IAAP, encargadas de estudiar e implantar proyectos de GC en la Junta de Andalucía. Las actividades que realiza este colectivo son:

  • Reflexionar conjuntamente sobre la GC en la organización, los problemas a resolver y proponer soluciones.
  • Prospectiva y actualización permanente de conocimientos (Benchmarking). Qué hacen otros y qué podríamos aplicar en nuestra organización.
  • Puesta en marcha de iniciativas y proyectos de KM transversales para toda la Junta de Andalucía.
  • Proponer formación permanente en este nuevo ámbito de la GC, tanto para la propia Red de Gestores, como para el resto de la organización.

Sobre esta red de gestores del conocimiento (los Embajadores del Conocimiento) hay mucho que contar. Y será contado más adelante… 😉

Conclusiones

En este primer año de rodaje he aprendido mucho, y estamos construyendo redes y proyectos, de los que iré hablando más adelante en este blog.

Y sobre todo este proceso, me queda la siguiente enseñanza: el conocimiento hay que compartirlo. Siempre, por si acaso; ante la duda, compartir.

Y por eso lo comparto contigo en este momento 🙂

¡Hasta pronto!