Baeza, KM0 y nuevos proyectos de Gestión del Conocimiento

Los pasados días 25, 26 y 27 de noviembre hemos llevado a cabo desde el Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP) el lanzamiento de la segunda edición del programa Embajadores/as del Conocimiento, tras una primera edición piloto con resultados muy satisfactorios de la que ya hablé en este post.

En esta ocasión se han seleccionado a 30 personas funcionarias (de 105 solicitudes) que, de manera totalmente voluntaria, han querido participar en la realización de proyectos de gestión del conocimiento transversales para toda la Junta de Andalucía.

El formato elegido ha sido en esta ocasión una formación residencial de dos días (comenzando un domingo, que ya tiene su mérito) de carácter participativo, muy inspirada en su diseño en las prácticas del art of hosting. Todo ello ha ocurrido en el marco incomparable de la ciudad de Baeza (Jaén), en las instalaciones de la Universidad Internacional de Andalucía (UNIA).

Desde un “speed meeting” nada más llegar, para que las personas, venidas de diferentes provincias de Andalucía y con una gran diversidad de áreas funcionales, edades, competencias y conocimientos, rompieran el hielo, hasta la elaboración de un primer canvas de proyecto, pasando por un World Café sobre la gestión del conocimiento o una Plaza de las Embajadas (prometo compartir más adelante el documento de cosecha de esta formación-acción, donde se expliquen las metodologías empleadas y todo lo aprendido), la convivencia ha arrojado el cumplimiento con creces de los dos objetivos fundamentales para la que se diseñó: crear una comunidad con un fuerte compromiso y vinculación, y lanzar proyectos de gestión del conocimiento.

El KM0

Debemos a Manel Muntada, en el entorno de las comunidades de práctica, el concepto de “momento cero” como ese compromiso previo con un proyecto por parte de los integrantes de un grupo impulsor. Lo hemos adoptado y adaptado a nuestros proyectos de gestión del conocimiento, con el consiguiente juego de palabras que acompaña al kilómetro cero en la vida de los proyectos (KM0: Knowledge Management 0). En nuestro caso, lo hemos formalizado con la construcción conjunta de un CANVAS de proyecto y su presentación al resto de grupos. En el plazo de unos meses nos gustará poder compartir la validez y continuidad del compromiso adquirido por todos/as.

Los proyectos

Si las intenciones iniciales por parte de la organización eran lanzar 5 proyectos de los 6 propuestos… la realidad ha superado las expectativas, pues se han puesto en marcha 7 proyectos de gestión del conocimiento:

  • Cambio generacional. Nuevas propuestas para mitigar el impacto del cambio generacional.
  • Revista digital Enred@2.0. Continuación con la edición de 3 nuevos números.
  • Curación de contenidos. Benchmarking sobre la Gestión del Conocimiento a nivel mundial, europeo y nacional.
  • Identificación del conocimiento crítico. Realización de un mapa del conocimiento crítico de la organización: qué sabemos, qué es importante, dónde está…
  • Impulso de la cultura audiovisual. Realización de videotutoriales para la ciudadanía y para la mejora de la comunicación interna de la organización.
  • Biblioteca humana. Entrevistas audiovisuales a personas con un conocimiento significativo de la organización.
  • Pilotaje de proyectos de gestión del conocimiento. Realización de un decálogo y una guía abierta para el impulso de proyectos de gestión del conocimiento.

Iremos dando cuenta de los avances de estas ilusionantes iniciativas.

La comunidad: embajadores/as del conocimiento

Más allá de los logros que se puedan conseguir con los productos entregables de los proyectos en los próximos meses, son objetivos tanto o más importante del programa:

  • Experimentar una nueva forma de trabajo, adecuada para construir una administración innovadora.
  • Transmitir lo aprendido y experimentado (de ahí lo de embajadores/as).

Lo vivido en Baeza ha superado con creces lo esperado. Hay mucho talento, muchas ganas de mejorar lo público y mucho entusiasmo que, convenientemente canalizado, y facilitando el camino en lugar de echar balones fuera, representan para muchas personas (me incluyo el primero) la ilusión de construir entre todos/as una administración a la altura de los tiempos.

Continuará… 😉

Art of Hosting, prácticas participativas y AA.PP.

Ha llegado la hora de contar mi experiencia con el “Art of Hosting”, como anticipaba en el post Reuniones productivas: el arte de conversar.

EL DESCUBRIMIENTO

Empecemos por el principio: en mayo de 2017 tuve la oportunidad de asistir como alumno a una formación denominada “Participatory Leadership” en Bruselas, junto con unas 40 personas trabajadoras de la Comisión Europea. Bajo este nombre (liderazgo participativo) me imaginaba de antemano algo parecido a otras experiencias de formación que ya había experimentado, centradas en trabajar competencias profesionales de liderazgo.

Sin embargo, durante los 3 días que estuvimos mi compañera Paz Sánchez y yo en dicha acción formativa, experimentamos algo muy diferente. De una manera muy natural, sencilla, casi sin estrés, practicamos diversas técnicas participativas (círculo, pieza del habla, World Café, Open Space, Appreciative Inquiries, etc) en las que vimos cómo varias decenas de personas colaboraban para construir objetivos comunes, o diseñar soluciones a problemas complejos.38_caordico

No creo ser capaz de describir la experiencia con palabras, porque se trata precisamente de eso, de una práctica. Se trata del Art of Hosting (podríamos traducirlo como el arte de anfitrionar). Hay que vivirlo, vivenciarlo, para entender la dimensión de lo que significa participar plenamente, extraer la inteligencia colectiva de un grupo humano, o qué es el espacio caórdico. Y practicar, y seguir practicando. Practicar y aprender practicando cómo mantener conversaciones realmente productivas.

Porque, “¿y si todos los problemas del mundo se debiesen a conversaciones que no han tenido lugar?”

TRASLADO AL SUR

De aquella experiencia vinimos convencidos de que había que tratar de trasladar esta forma de trabajar de manera colaborativa, adaptada a nuestro entorno, a una administración pública de una región del sur de Europa… casi nada.

Nos pusimos manos a la obra y tras casi 6 meses de intenso trabajo definiendo qué queríamos exactamente, de la mano de algunas de las personas con las que estuvimos en Bruselas (Linda Joy Mitchel), y con nuevos compañeros de viaje (Mª Claudia Herrera, Carolina Escobar, Rowan Simonsen y Zulma Patarroyo), conseguimos dar forma a nuestra particular versión del Art of Hosting.

Lo llamamos El Arte de la Innovación Colaborativa, y del 13 al 15 de marzo de 2018, 45 personas de la administración de la Junta de Andalucía tuvieron (tuvimos) la oportunidad de aprender a participar, a construir de manera colaborativa, a dar respuesta a preguntas y retos complejos… y todo ello practicando desde el primer momento. Todas las personas fueron animadas a quedarse tras la celebración de cada sesión para preparar, conjuntamente entre todas, las prácticas de los días siguientes. Nuestra versión también contó con aprendizajes sobre metodologías ágiles (SCRUM, Kanban), que le dio un sabor especial, alineado con el impulso de la innovación pública que hacemos desde el IAAP.20_espacioAbierto

Parece ser que ha sido la primera vez que se ha realizado este tipo de formación en una administración púbica en España, por lo que estamos bastante entusiasmados con lo de ser pioneros, la verdad. Ahora queremos contar lo vivido a todo el mundo :-D.

 

¿QUE PASÓ DESPUÉS?

Actualmente las personas que participamos en esta primera edición seguimos en contacto mediante círculos de coaching de 4-5 componentes, que periódicamente nos reunimos para comentar cómo van las prácticas personales, ayudarnos en proyectos individuales e incluso poner en marcha iniciativas conjuntas.

Muchas personas hemos adoptado prácticas sencillas como el kanban para el seguimiento de tareas, o la pieza del habla para moderar reuniones o videoconferencias. Algunos van (vamos) más allá y aplican técnicas de recopilación del conocimiento colectivo para construir programas y proyectos._MG_7647 daimafotoesencia

Es nuestra intención diseminar este conocimiento a lo largo y ancho de la Junta de Andalucía, y ya estamos en marcha diseñando las próximas ediciones. Pensamos que implica un cambio real a la hora de trabajar, orientado a construir una administración más adaptada a los retos y demandas actuales, aprovechando al máximo el activo realmente importante de la organización: las personas y su conocimiento.

REFERENCIAS

CRÉDITOS

  • Imagen de cabecera: Colleen Stevenson Graphics.
  • Resto de imágenes correspondientes al taller “El Arte de la Innovación Colaborativa”, celebrado los días 13 al 15 de marzo de 2018 en el Instituto Andaluz de Administración Pública.