7 recomendaciones para empezar a cambiar la administración en la que trabajas

Cada vez tenemos más presente la necesidad de transformar las administraciones públicas, de modernizarlas, de la transformación digital, de un cambio de modelo organizativo…

Son bastante las personas que han escrito muy buenos ensayos acerca del tema en blogs, artículos, estudios o libros. Leo a unos y a otras con entusiasmo, con renovado interés, para adquirir un marco teórico cada vez más rico.

Y a estas alturas de la película, me pregunto: ¿hay algo más aparte del marco teórico, de las buenas ideas, de las ganas?, ¿quién está moviendo ficha? Digamos que, de alguna forma, personas que somos eminentemente prácticas, andamos escasos de referentes tangibles.

Así que, echando mano de Laloux(1), con una mezcla de “Si la montaña no va a Mahoma, Mahoma irá a la montaña” y de “No preguntes qué puede hacer la administración por ti, sino qué puedes hacer tú por la administración”, se me han ocurrido estas

7 RECOMENDACIONES PARA EMPEZAR A CAMBIAR
LA ADMINISTRACIÓN EN LA QUE TRABAJAS

  • Revisa y amplía continuamente tus competencias digitales. Aprende a hacer cosas nuevas, busca cómo hacer mejor tu trabajo diario, descubre herramientas y atrévete con cosas que nunca habías imaginado hacer hasta ahora (vídeos, gráficos, procesados automáticos, etc). Ninguna transformación digital que venga impuesta por el personal TIC o por el personal directivo, va a conseguir transformar realmente la forma de hacer nuestro trabajo, tanto como si somos nosotros mismos quienes forzamos ese cambio.
  • Dale alas a la autogestión. Si diriges un equipo, avanza en aumentar la participación real de las personas que lo componen en la toma de decisiones. También puedes introducir el proceso de asesoría(2) en tu equipo.
  • Trata de crear un entorno seguro de trabajo, donde las personas se vayan mostrando cada vez más como realmente son, sin las máscaras defensivas que nos ponemos para trabajar. Una buena vía es recuperar el poder del relato. Compartir historias es algo que hemos utilizado para crear comunidad desde que el mundo es mundo. Es algo que podemos ir introduciendo de manera reglada en la vida laboral de muchas maneras distintas.
  • Haz que tus reuniones sean productivas. Aporto algunas ideas en la entrada Reuniones productivas: el arte de conversar.
  • Comparte. La información es poder, pero sólo si se comparte. En esta sociedad hiperconectada donde la información está accesible a golpe de click, no tiene sentido reservarse el conocimiento. Al revés, cuanto más compartas, más capacidad de influencia tendrás. Compártelo todo: las buenas prácticas y los errores cometidos.
  • Huye de una actitud derrotista, no te dejes contagiar por un ambiente de trabajo instalado en la queja y en el pesar. Siempre hay una manera optimista de ver las cosas, con poco esfuerzo que hagas.
  • Atrévete a experimentar, a cambiar las formas de hacer las cosas, a proponer sin descanso nuevas vías. Al fin y al cabo, ¿qué es lo peor que te puede pasar?

Por supuesto, siempre existe la alternativa de esperar a que las cosas cambien solas, o echar la culpa de la falta de mejoras “a los de arriba”. Esa decisión es cosa tuya.

Como verás, no estoy re-descubriendo la rueda, o el bálsamo de Fierabrás que cura todos los males de la administración pública. Es todo muy sencillo.

Tan sencillo, que muy poca gente se atreve a poner este tipo de cosas en marcha.

¿Te atreves tú? 😉


(1)Frederic Laloux, autor del libro “Reinventar las organizaciones”, del que más adelante escribiré en este blog. Si quieres más información visita www.reinventingorganizations.com/es.

(2)El proceso de asesoría se basa en el principio de que cualquiera puede tomar cualquier decisión. Pero antes, esta persona debe buscar el consejo de personas expertas en la materia, así como de aquellas personas que resultarán afectados de manera significativa, que deberán vivir con la decisión. Se trata de un proceso muy potente, ya que cualquier persona que tenga una postura clara puede hacer algo al respecto. Asimismo, todas las decisiones son informadas por una suerte de inteligencia colectiva, puesto que se escucha a todo aquél que tenga algo importante que aportar.

Créditos: Imagen de portada extraída del libro “Reinventar las organizaciones”.

Art of Hosting, prácticas participativas y AA.PP.

Ha llegado la hora de contar mi experiencia con el “Art of Hosting”, como anticipaba en el post Reuniones productivas: el arte de conversar.

EL DESCUBRIMIENTO

Empecemos por el principio: en mayo de 2017 tuve la oportunidad de asistir como alumno a una formación denominada “Participatory Leadership” en Bruselas, junto con unas 40 personas trabajadoras de la Comisión Europea. Bajo este nombre (liderazgo participativo) me imaginaba de antemano algo parecido a otras experiencias de formación que ya había experimentado, centradas en trabajar competencias profesionales de liderazgo.

Sin embargo, durante los 3 días que estuvimos mi compañera Paz Sánchez y yo en dicha acción formativa, experimentamos algo muy diferente. De una manera muy natural, sencilla, casi sin estrés, practicamos diversas técnicas participativas (círculo, pieza del habla, World Café, Open Space, Appreciative Inquiries, etc) en las que vimos cómo varias decenas de personas colaboraban para construir objetivos comunes, o diseñar soluciones a problemas complejos.38_caordico

No creo ser capaz de describir la experiencia con palabras, porque se trata precisamente de eso, de una práctica. Se trata del Art of Hosting (podríamos traducirlo como el arte de anfitrionar). Hay que vivirlo, vivenciarlo, para entender la dimensión de lo que significa participar plenamente, extraer la inteligencia colectiva de un grupo humano, o qué es el espacio caórdico. Y practicar, y seguir practicando. Practicar y aprender practicando cómo mantener conversaciones realmente productivas.

Porque, “¿y si todos los problemas del mundo se debiesen a conversaciones que no han tenido lugar?”

TRASLADO AL SUR

De aquella experiencia vinimos convencidos de que había que tratar de trasladar esta forma de trabajar de manera colaborativa, adaptada a nuestro entorno, a una administración pública de una región del sur de Europa… casi nada.

Nos pusimos manos a la obra y tras casi 6 meses de intenso trabajo definiendo qué queríamos exactamente, de la mano de algunas de las personas con las que estuvimos en Bruselas (Linda Joy Mitchel), y con nuevos compañeros de viaje (Mª Claudia Herrera, Carolina Escobar, Rowan Simonsen y Zulma Patarroyo), conseguimos dar forma a nuestra particular versión del Art of Hosting.

Lo llamamos El Arte de la Innovación Colaborativa, y del 13 al 15 de marzo de 2018, 45 personas de la administración de la Junta de Andalucía tuvieron (tuvimos) la oportunidad de aprender a participar, a construir de manera colaborativa, a dar respuesta a preguntas y retos complejos… y todo ello practicando desde el primer momento. Todas las personas fueron animadas a quedarse tras la celebración de cada sesión para preparar, conjuntamente entre todas, las prácticas de los días siguientes. Nuestra versión también contó con aprendizajes sobre metodologías ágiles (SCRUM, Kanban), que le dio un sabor especial, alineado con el impulso de la innovación pública que hacemos desde el IAAP.20_espacioAbierto

Parece ser que ha sido la primera vez que se ha realizado este tipo de formación en una administración púbica en España, por lo que estamos bastante entusiasmados con lo de ser pioneros, la verdad. Ahora queremos contar lo vivido a todo el mundo :-D.

 

¿QUE PASÓ DESPUÉS?

Actualmente las personas que participamos en esta primera edición seguimos en contacto mediante círculos de coaching de 4-5 componentes, que periódicamente nos reunimos para comentar cómo van las prácticas personales, ayudarnos en proyectos individuales e incluso poner en marcha iniciativas conjuntas.

Muchas personas hemos adoptado prácticas sencillas como el kanban para el seguimiento de tareas, o la pieza del habla para moderar reuniones o videoconferencias. Algunos van (vamos) más allá y aplican técnicas de recopilación del conocimiento colectivo para construir programas y proyectos._MG_7647 daimafotoesencia

Es nuestra intención diseminar este conocimiento a lo largo y ancho de la Junta de Andalucía, y ya estamos en marcha diseñando las próximas ediciones. Pensamos que implica un cambio real a la hora de trabajar, orientado a construir una administración más adaptada a los retos y demandas actuales, aprovechando al máximo el activo realmente importante de la organización: las personas y su conocimiento.

REFERENCIAS

CRÉDITOS

  • Imagen de cabecera: Colleen Stevenson Graphics.
  • Resto de imágenes correspondientes al taller “El Arte de la Innovación Colaborativa”, celebrado los días 13 al 15 de marzo de 2018 en el Instituto Andaluz de Administración Pública.

Reuniones productivas: el arte de conversar

Siempre he tenido como objetivo personal mejorar la comunicación, independientemente del lugar y del rango de mi puesto. Considero que la mayoría de los problemas cotidianos (relaciones laborales, sobrecostes en la ejecución de proyectos, enfrentamientos personales, etc) en gran parte se deben a una comunicación deficiente, malas interpretaciones, falta de empatía o, en casos extremos, falta total de comunicación (o de intención comunicativa).

Sin embargo, desde hace un tiempo trabajo para logar un objetivo concreto aún más acuciante: el de no perder el tiempo con conversaciones infructuosas. Me preocupan las reuniones poco productivas y estoy convencido de que es una realidad cambiable, bien desde una posición jerárquica más favorable para ello, bien por una personalidad que facilite dicho cambio.

Merced a una formación reciente en Art Of Hosting (de la que hablaré en un post posterior, para dejaros de momento con la intriga), a la experiencia propia vivenciada en innumerables reuniones y sobre todo a las ganas de compartir reflexiones, se me ha ocurrido exponer aquí lo que considero que pueden ser las claves para mantener una reunión altamente productiva.

Y alguna persona se podrá preguntar: ¿a estas alturas vamos a hablar de hacer reuniones productivas?. Si crees que el tema no es interesante, o que ya está todo dicho sobre él, obviamente éste no es tu artículo 😉

Sigue leyendo “Reuniones productivas: el arte de conversar”

Gestión del Conocimiento: compartir como si lo fuesen a prohibir…

Contenidos

  1. Los comienzos
  2. ¿Qué entendemos por Gestión del Conocimiento?
  3. Retos y problemas a resolver
  4. Líneas de actuación
  5. Red de Gestores del Conocimiento de la Junta de Andalucía
  6. Conclusiones

En julio de 2016 aterricé en mi actual puesto de trabajo, en el Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP). No es la primera vez que comienzo de cero, ya que he tenido la suerte de cambiar varias veces el norte de mi navegación en la administración pública andaluza.

Sin embargo, esta vez hubo algo especial. Es la primera vez que un superior jerárquico (nos encanta esta denominación más que la de jefe, no sabría decir por qué) me dio varios meses para estudiar (benchmarking suena mejor), antes de acometer una nueva área de competencias (sin dejar de atender el día día existente, claro, todo no iba a ser perfecto). En efecto, el reto era comenzar con la “Gestión del Conocimiento” (GC o KM en adelante) en la Junta de Andalucía. Casi nada…

Los comienzos

Dispuestos a acometer tamaña tarea, mi compañera Reyes Boralla y yo comenzamos a investigar qué se hacía por el mundo (nos gusta mucho la línea que llevan en el gobierno australiano), que se pareciera en algo a eso de la Gestión del Conocimiento.

Si hay un nombre en España asociado a la Gestión del Conocimiento, es el de Jesús Martínez Marín (y su proyecto más emblemático, Compartim). Tras leer ampliamente sus publicaciones, nos conocimos en el Seminario de Gestión del Conocimiento Intergeneracional (San Sebastián, 2016), donde entramos en contacto con el resto de “#1” del KM: Javier Martínez Aldanondo (Catenaria), Mikel Gorriti (Gobierno Vasco), John Murphy (Civil Service UK) y Klaus North (Wiesbaden Business School, Alemania), entre otros.

¿La gran conclusión de aquél encuentro?: Gestión del Conocimiento sí, pero, ¿para qué? Es decir, dejemos de lado el “palabro” y centrémonos en qué problemas queremos resolver, antes de empezar a aplicar técnicas, planes, estrategias y antes de acometer proyectos.

Así que, tras la consiguiente saturación documental (no hay nada como unir a una documentalista y un teleco) de tantas fuentes de información, decidimos elaborar un primer documento base, donde poner en negro sobre blanco qué queríamos hacer. Y salieron cosas como éstas:

¿Qué entendemos por Gestión del Conocimiento?

Podemos definir la GC en nuestro caso como el conjunto de estrategias, proyectos, actuaciones e iniciativas destinadas a mejorar la productividad del personal al servicio de la administración pública, mediante un uso eficiente del conocimiento existente, individual y colectivo, tangible-explícito (datos, documentos,…) e intangible-tácito
(experiencia, capacidades,…).

Partiendo de la definición básica anterior, la filosofía de la GC consiste en estar en Beta permanente. Es decir, a medida que se van implementando iniciativas KM, éstas se evalúan, corrigen, mejoran, se desechan y se trascienden sobre la marcha. Los proyectos estarán vivos y serán cambiantes desde su comienzo, porque es la mejor forma de adaptarse progresiva y paulatinamente a los objetivos buscados.

La GC debe necesariamente hacer un uso intensivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), base de la conectividad y la cultura de compartir de la actual Sociedad de la Información y el Conocimiento. Ahora bien, la GC no debe centrarse en el diseño de herramientas tecnológicas, sino en resolver problemas. Gestión del Conocimiento sí, pero, ¿para qué?, ¿qué queremos resolver o qué pretendemos mejorar con la GC?

Retos y problemas a resolver

  • Concursos de traslado. Movimientos masivos de personas en nuestra organización.
  • Jubilaciones. Pérdida de conocimiento de la organización.
  • Nuevas incorporaciones. Transmitir valores de lo público e importar nuevas formas de hacer.
  • Falta de comunicación. Necesidad de un enfoque funcional hacia la cultura del compartir.
  • Duplicidad del trabajo. ¿Alguien ha hecho anteriormente lo que yo empiezo ahora?
  • El problema del “No sé ———–, ¿Alguien sabe?”. Localizar el conocimiento y quién lo tiene.

Líneas de actuación

Para abordar estos problemas, hemos definido unas líneas de actuación que, con carácter general, están siendo el motor para el desarrollo de los proyectos de Gestión del Conocimiento:

  • Crear redes de personas. Poner en contacto personas que se necesitan (aunque no lo sepan), que se pueden aportar mutuamente, que pueden servir de referencia, etc.
  • Implantar la cultura de compartir. “La información es poder, pero solo si se comparte” podría ser el lema de esta línea de actuación. Se hace necesario compartir, enseñar, mostrar, contar, expandir de alguna forma el conocimiento que atesoran todas y cada una de las personas de la organización.
  • Aumentar el intercambio de ideas en la Administración. Existen ideas buenas, ideas que pueden servir a otras personas, opiniones que valen para hacer aflorar las ideas en un proyecto ajeno, o proyectos que tienen sentido en lugares diferentes a los que fueron ideados.

Red de Gestores del Conocimiento de la Junta de Andalucía

Se inicia en mayo de 2017, con la idea de establecer una red de personas colaboradoras del IAAP, encargadas de estudiar e implantar proyectos de GC en la Junta de Andalucía. Las actividades que realiza este colectivo son:

  • Reflexionar conjuntamente sobre la GC en la organización, los problemas a resolver y proponer soluciones.
  • Prospectiva y actualización permanente de conocimientos (Benchmarking). Qué hacen otros y qué podríamos aplicar en nuestra organización.
  • Puesta en marcha de iniciativas y proyectos de KM transversales para toda la Junta de Andalucía.
  • Proponer formación permanente en este nuevo ámbito de la GC, tanto para la propia Red de Gestores, como para el resto de la organización.

Sobre esta red de gestores del conocimiento (los Embajadores del Conocimiento) hay mucho que contar. Y será contado más adelante… 😉

Conclusiones

En este primer año de rodaje he aprendido mucho, y estamos construyendo redes y proyectos, de los que iré hablando más adelante en este blog.

Y sobre todo este proceso, me queda la siguiente enseñanza: el conocimiento hay que compartirlo. Siempre, por si acaso; ante la duda, compartir.

Y por eso lo comparto contigo en este momento 🙂

¡Hasta pronto!

¿Por qué “gestión inversa”?

Tras darle muchas vueltas, quizás demasiadas, me atrevo a montar este blog sobre vivencias y reflexiones en primera persona. Soy persona de contar. De contar historias, de contar experiencias, de contar lo que se me pasa por la cabeza, e incluso lo que se le pasa a otras personas por las suyas 😉

De manera intuitiva, desde mi primer día de trabajo, siempre he sentido la necesidad de hacer las cosas de una forma diferente a la que se venía haciendo. Más sencillas, más eficientes, de una manera más humana… incluso bien hechas, ¿por qué no?

Aquella intuición, años de práctica y experiencia después, se ha visto respaldada. He experimentado (y sigo haciéndolo) formas diferentes de liderar equipos, de gestionar proyectos y tareas, de coordinarse con otras personas. Y he conocido a personas que, como yo, tienen una visión similar y la necesidad de ayudar a transformar sus organizaciones en “otra cosa”.

Este blog pretende recoger reflexiones, prácticas, críticas, propuestas, ideas, referencias… y todo aquello que considere oportuno, que pueda ayudar al menos a replantearnos otro tipo de gestión en nuestras organizaciones.

Es de justicia agradecer a Amalia López Acera, y en especial a su post Marca personal y funcionarios, el empujoncito final que me hacía falta para atreverme a escribir. Al fin y al cabo, ¿qué es lo peor que puede pasar?

Así que aquí comienza Gestión Inversa. Espero estar a la altura de mis propias expectativas 😉