Gestión del Conocimiento: compartir como si lo fuesen a prohibir…

por Javier Domínguez, posted in gestión del conocimiento

Contenidos

  1. Los comienzos
  2. ¿Qué entendemos por Gestión del Conocimiento?
  3. Retos y problemas a resolver
  4. Líneas de actuación
  5. Red de Gestores del Conocimiento de la Junta de Andalucía
  6. Conclusiones

En julio de 2016 aterricé en mi actual puesto de trabajo, en el Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP). No es la primera vez que comienzo de cero, ya que he tenido la suerte de cambiar varias veces el norte de mi navegación en la administración pública andaluza.

Sin embargo, esta vez hubo algo especial. Es la primera vez que un superior jerárquico (nos encanta esta denominación más que la de jefe, no sabría decir por qué) me dio varios meses para estudiar (benchmarking suena mejor), antes de acometer una nueva área de competencias (sin dejar de atender el día día existente, claro, todo no iba a ser perfecto). En efecto, el reto era comenzar con la «Gestión del Conocimiento» (GC o KM en adelante) en la Junta de Andalucía. Casi nada…

Los comienzos

Dispuestos a acometer tamaña tarea, mi compañera Reyes Boralla y yo comenzamos a investigar qué se hacía por el mundo (nos gusta mucho la línea que llevan en el gobierno australiano), que se pareciera en algo a eso de la Gestión del Conocimiento.

Si hay un nombre en España asociado a la Gestión del Conocimiento, es el de Jesús Martínez Marín (y su proyecto más emblemático, Compartim). Tras leer ampliamente sus publicaciones, nos conocimos en el Seminario de Gestión del Conocimiento Intergeneracional (San Sebastián, 2016), donde entramos en contacto con el resto de «#1» del KM: Javier Martínez Aldanondo (Catenaria), Mikel Gorriti (Gobierno Vasco), John Murphy (Civil Service UK) y Klaus North (Wiesbaden Business School, Alemania), entre otros.

¿La gran conclusión de aquél encuentro?: Gestión del Conocimiento sí, pero, ¿para qué? Es decir, dejemos de lado el «palabro» y centrémonos en qué problemas queremos resolver, antes de empezar a aplicar técnicas, planes, estrategias y antes de acometer proyectos.

Así que, tras la consiguiente saturación documental (no hay nada como unir a una documentalista y un teleco) de tantas fuentes de información, decidimos elaborar un primer documento base, donde poner en negro sobre blanco qué queríamos hacer. Y salieron cosas como éstas:

¿Qué entendemos por Gestión del Conocimiento?

Podemos definir la GC en nuestro caso como el conjunto de estrategias, proyectos, actuaciones e iniciativas destinadas a mejorar la productividad del personal al servicio de la administración pública, mediante un uso eficiente del conocimiento existente, individual y colectivo, tangible-explícito (datos, documentos,…) e intangible-tácito
(experiencia, capacidades,…).

Partiendo de la definición básica anterior, la filosofía de la GC consiste en estar en Beta permanente. Es decir, a medida que se van implementando iniciativas KM, éstas se evalúan, corrigen, mejoran, se desechan y se trascienden sobre la marcha. Los proyectos estarán vivos y serán cambiantes desde su comienzo, porque es la mejor forma de adaptarse progresiva y paulatinamente a los objetivos buscados.

La GC debe necesariamente hacer un uso intensivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), base de la conectividad y la cultura de compartir de la actual Sociedad de la Información y el Conocimiento. Ahora bien, la GC no debe centrarse en el diseño de herramientas tecnológicas, sino en resolver problemas. Gestión del Conocimiento sí, pero, ¿para qué?, ¿qué queremos resolver o qué pretendemos mejorar con la GC?

Retos y problemas a resolver

  • Concursos de traslado. Movimientos masivos de personas en nuestra organización.
  • Jubilaciones. Pérdida de conocimiento de la organización.
  • Nuevas incorporaciones. Transmitir valores de lo público e importar nuevas formas de hacer.
  • Falta de comunicación. Necesidad de un enfoque funcional hacia la cultura del compartir.
  • Duplicidad del trabajo. ¿Alguien ha hecho anteriormente lo que yo empiezo ahora?
  • El problema del “No sé ———–, ¿Alguien sabe?”. Localizar el conocimiento y quién lo tiene.

Líneas de actuación

Para abordar estos problemas, hemos definido unas líneas de actuación que, con carácter general, están siendo el motor para el desarrollo de los proyectos de Gestión del Conocimiento:

  • Crear redes de personas. Poner en contacto personas que se necesitan (aunque no lo sepan), que se pueden aportar mutuamente, que pueden servir de referencia, etc.
  • Implantar la cultura de compartir. “La información es poder, pero solo si se comparte” podría ser el lema de esta línea de actuación. Se hace necesario compartir, enseñar, mostrar, contar, expandir de alguna forma el conocimiento que atesoran todas y cada una de las personas de la organización.
  • Aumentar el intercambio de ideas en la Administración. Existen ideas buenas, ideas que pueden servir a otras personas, opiniones que valen para hacer aflorar las ideas en un proyecto ajeno, o proyectos que tienen sentido en lugares diferentes a los que fueron ideados.

Red de Gestores del Conocimiento de la Junta de Andalucía

Se inicia en mayo de 2017, con la idea de establecer una red de personas colaboradoras del IAAP, encargadas de estudiar e implantar proyectos de GC en la Junta de Andalucía. Las actividades que realiza este colectivo son:

  • Reflexionar conjuntamente sobre la GC en la organización, los problemas a resolver y proponer soluciones.
  • Prospectiva y actualización permanente de conocimientos (Benchmarking). Qué hacen otros y qué podríamos aplicar en nuestra organización.
  • Puesta en marcha de iniciativas y proyectos de KM transversales para toda la Junta de Andalucía.
  • Proponer formación permanente en este nuevo ámbito de la GC, tanto para la propia Red de Gestores, como para el resto de la organización.

Sobre esta red de gestores del conocimiento (los Embajadores del Conocimiento) hay mucho que contar. Y será contado más adelante… 😉

Conclusiones

En este primer año de rodaje he aprendido mucho, y estamos construyendo redes y proyectos, de los que iré hablando más adelante en este blog.

Y sobre todo este proceso, me queda la siguiente enseñanza: el conocimiento hay que compartirlo. Siempre, por si acaso; ante la duda, compartir.

Y por eso lo comparto contigo en este momento 🙂

¡Hasta pronto!

¿Por qué «gestión inversa»?

por Javier Domínguez, posted in cambio organizacional, gestión

Tras darle muchas vueltas, quizás demasiadas, me atrevo a montar este blog sobre vivencias y reflexiones en primera persona. Soy persona de contar. De contar historias, de contar experiencias, de contar lo que se me pasa por la cabeza, e incluso lo que se le pasa a otras personas por las suyas 😉

De manera intuitiva, desde mi primer día de trabajo, siempre he sentido la necesidad de hacer las cosas de una forma diferente a la que se venía haciendo. Más sencillas, más eficientes, de una manera más humana… incluso bien hechas, ¿por qué no?

Aquella intuición, años de práctica y experiencia después, se ha visto respaldada. He experimentado (y sigo haciéndolo) formas diferentes de liderar equipos, de gestionar proyectos y tareas, de coordinarse con otras personas. Y he conocido a personas que, como yo, tienen una visión similar y la necesidad de ayudar a transformar sus organizaciones en «otra cosa».

Este blog pretende recoger reflexiones, prácticas, críticas, propuestas, ideas, referencias… y todo aquello que considere oportuno, que pueda ayudar al menos a replantearnos otro tipo de gestión en nuestras organizaciones.

Es de justicia agradecer a Amalia López Acera, y en especial a su post Marca personal y funcionarios, el empujoncito final que me hacía falta para atreverme a escribir. Al fin y al cabo, ¿qué es lo peor que puede pasar?

Así que aquí comienza Gestión Inversa. Espero estar a la altura de mis propias expectativas 😉