Reuniones productivas: el arte de conversar

Siempre he tenido como objetivo personal mejorar la comunicación, independientemente del lugar y del rango de mi puesto. Considero que la mayoría de los problemas cotidianos (relaciones laborales, sobrecostes en la ejecución de proyectos, enfrentamientos personales, etc) en gran parte se deben a una comunicación deficiente, malas interpretaciones, falta de empatía o, en casos extremos, falta total de comunicación (o de intención comunicativa).

Sin embargo, desde hace un tiempo trabajo para logar un objetivo concreto aún más acuciante: el de no perder el tiempo con conversaciones infructuosas. Me preocupan las reuniones poco productivas y estoy convencido de que es una realidad cambiable, bien desde una posición jerárquica más favorable para ello, bien por una personalidad que facilite dicho cambio.

Merced a una formación reciente en Art Of Hosting (de la que hablaré en un post posterior, para dejaros de momento con la intriga), a la experiencia propia vivenciada en innumerables reuniones y sobre todo a las ganas de compartir reflexiones, se me ha ocurrido exponer aquí lo que considero que pueden ser las claves para mantener una reunión altamente productiva.

Y alguna persona se podrá preguntar: ¿a estas alturas vamos a hablar de hacer reuniones productivas?. Si crees que el tema no es interesante, o que ya está todo dicho sobre él, obviamente éste no es tu artículo 😉

Si te ha podido la curiosidad, aquí tienes:

Algunas claves para celebrar reuniones altamente eficientes

• Ten claros los objetivos de la reunión. Por muy obvio que parezca, hay que hacer una reflexión previa sobre qué se pretende lograr en la reunión. A veces puede ser bueno verbalizarlo escribiéndolo en algún sitio. Tener los objetivos claros te permitirá reconducir las conversaciones cuando éstas diverjan, máxime si los has compartido previamente con todas las personas asistentes.

• Piensa bien quién debe acudir a la cita. Es fundamental que acudan a la reunión todas las personas que consideres que pueden aportar a la misma. Hay reuniones para tomar decisiones, para generar un trabajo en común, para informar, para negociar… es fundamental que no falte nadie que deba estar, así como que no acuda nadie que no deba estar presente.

• El tiempo es oro. Toda reunión debe tener un horario concreto de comienzo y otro de fin. Y además, ser respetado. «Jugar» con la disponibilidad del tiempo de otras personas no es solo una falta de respeto, sino que algunas personas lo perciben (lo percibimos) como una agresión. En este sentido, hay que ajustar el tiempo que se debe dedicar a una reunión en función del contenido estimado de la misma. Así, no es adecuado destinar poco tiempo para una reunión en la que se prevean intervenciones «delicadas» o desencuentros. Ante la duda, es recomendable no ser optimista con el tiempo, o reducir los temas a tratar.

• Respetar el turno de palabra. En el ámbito mediterráneo es común la situación de varias personas hablando a la vez en diferentes tipos de reuniones. Frente a los defensores de esta práctica como algo inherente a nuestra cultura (podríamos hablar horas sobre ello), me posiciono de una manera rotunda: es una falta de respeto. La comunicación full-duplex en el ser humano es una utopía. Cuando hablamos no solemos escuchar con toda nuestra capacidad a otra persona; usualmente no escuchamos nada en absoluto. Existen algunas técnicas, como usar una «pieza del habla» (sólo habla la persona que la tiene en la mano, y al finalizar su intervención la deposita en el centro), que facilitan que se respeten las intervenciones de cada persona participante una reunión. Y sí, al principio puede resultar extraño o incluso infantil; hasta que te das cuenta de que funciona :-).

• Haz pausas conscientes. A veces, cuando se tensan las conversaciones o cuando se divaga demasiado, puede ser conveniente hacer una pausa consciente. Invita a las personas participantes a un instante de calma, de pausa, de convergencia. Puedes sugerir simplemente unos segundos de silencio, cerrar los ojos o hasta hacer una pequeño ejercicio de relajación guiada, en función de la confianza existente entre las personas presentes.

• Anfitrionar es un arte. Crea espacios agradables acordes a los temas a tratar. Ten en cuenta aspectos como una iluminación adecuada o disponer de asientos lo más cómodos posibles. Recuerda que una mesa redonda favorece la comunicación mejor que una cuadrada o rectangular. Disponer de agua o alguna bebida apropiada (el té es muy buena opción, bastante universal) en la sala, o de algo para picar, suele suavizar las tensiones, sobre todo si se trata de una reunión larga.

Espero que esta recopilación te pueda ser de utilidad.